Всички документи на хотела на едно място - достъпни за секунди, съхранени за години.
Фактурите, разписките, известията и договорите, които вече минават през HotelOne (WMS сканиране, METRO Connector, Excel Import), се архивират автоматично в Documents AI. Те са индексирани и достъпни за търсене както по заглавни данни, така и по артикули в редовете. Документите се експортират, свързват се с HotelOne BI и се съхраняват в съответствие със законовите изисквания - без ръчна обработка.
Какво прави Documents AI.
Девет ключови функции в един продукт. Всяка от тях работи с документите, които вече минават през HotelOne или се качват директно.
Автоматично архивиране
Всеки документ, разчетен от AI (фактура, разписка, кредитно или дебитно известие), се архивира автоматично. Документите от METRO Connector, WMS сканиране и Excel Import постъпват директно в Documents AI.
Индексиране по метаданни
Всеки документ носи структурирани метаданни: тип, номер, дата, контрагент, сума, ДДС, свързана складова разписка. Индексирането се извършва автоматично въз основа на разчетените данни.
Търсене по заглавни данни
Търсете по номер на документа, доставчик, период, сума, ДДС или тип. Резултатите се показват веднага, заедно с преглед на самия документ - без ръчно търсене в папки и архиви.
Търсене по артикули в редовете
Търсенето не се ограничава до заглавните реквизити. По конкретен артикул от редовете Вие намирате всички фактури, в които той присъства. Това улеснява рекламациите, ревизиите и проверката на разлики.
Достъп от всяко устройство
Documents AI работи в браузър - на компютър, таблет или телефон, без инсталация. Счетоводството, управлението и рецепцията имат достъп до документите от всяко място.
Ръчно качване при нужда
Документи, които не минават през AI разчитане (договори, служебни бележки, кореспонденция), се качват ръчно чрез плъзгане и пускане. Индексирането изисква попълване само на няколко полета.
Експорт
Изберете отделни документи или цял пакет по зададени критерии и ги експортирайте като PDF, ZIP архив или Excel опис. Пакетът за одитора, счетоводителя, банката или НАП е готов за минути.
Захранва HotelOne BI
Documents AI подава документите и техните редове към HotelOne BI. Артикулите, количествата, цените и ДДС от разчетените документи постъпват в справките и стават част от анализите на разходите, доставчиците и потреблението.
Съхранение за години
Documents AI съхранява оригиналите за законоустановените срокове (до 10 години за счетоводните документи). Данните се пазят в криптирано облачно хранилище с резервни копия и одитна следа на достъпа.
За всеки хотел, който получава фактури и разписки.
Тоест - за всеки хотел.
Типичният сценарий
Хотелът получава десетки фактури на седмица - от METRO, от доставчиците на F&B, от комуналните услуги, от външни изпълнители. Досега това означаваше хартиени класьори, служебни бележки в шкафове и часове, изгубени в търсене на конкретен документ.
С Documents AI всеки документ, който вече минава през HotelOne (разчетен от AI, въведен през METRO Connector или Excel Import), се архивира автоматично и се индексира по вече разчетените данни. Търсенето по доставчик, период, номер или сума отнема секунди. Достъпът е възможен от рецепцията, от счетоводството или дистанционно.
Съхранението е защитено и позволява одит. Когато НАП или одиторът поискат конкретен документ, той е на разположение за секунди, а не за дни.
Нека обсъдим нуждите на Вашия хотел.
Всеки хотел има специфични изисквания за организация и достъп. Ще Ви покажем как Documents AI се вписва във Вашите процеси.
Заявете разговор